к списку статей 
Вайб Юли Тихомировой — звонки, встречи, списки, чек-листы и таблички Excel 👇
Почему? Да потому что она организатор мероприятий.
Таких специалистов ещё называют ивент-продюсерами, исполнительными продюсерами, менеджерами по организации мероприятий, координаторами мероприятий.
Мы поймали её в перерыве между очень срочными и очень-очень срочными задачами в Москве и попросили дать интервью. Скорее читай, если хочешь выбрать профессию правильно!
Кстати, некоторые ответы мы оформили в виде тех самых списков, чек-листов и табличек. Если дойдёшь до конца и не словишь триггер — задумайся о профессии ивент-менеджера 👇
Объясни, чем ты занимаешься, простыми словами.
Если совсем просто: я собираю мероприятие как сложный конструктор. То есть:
- придумываю концепцию, которая сработает и для заказчика, и для гостей;
- составляю бюджет;
- подбираю площадку с нужным техническим оснащением;
- ищу подрядчиков;
- координирую всех;
- упаковываю информацию в понятные презентации.
В зависимости от специализации задачи у ивент-менеджеров могут быть разными. Я, например, занимаюсь деловыми событиями — форумами и конференциями.
Друзья называют меня «человек-табличка», потому что я для всего составляю таблички.
Они помогают грамотно планировать свою работу и работу команды.
Как ты стала ивент-менеджером?
В старших классах я делала упор на экономику. В итоге в портфолио было несколько побед на олимпиадах.
Благодаря «Интеллектуальному марафону имени Н. Д. Кондратьева» поступила на специальность «управление проектами» на факультете менеджмента в Финансовом университете при правительстве РФ.
На третьем курсе стала активно искать стажировку. Больше всего хотелось попробовать себя в мероприятиях. Они совпадали с моим пониманием того, что такое проект: есть начало, скорый конец, а между этими двумя точками — разнообразные задачи.
Я прошла неоплачиваемую полугодовую стажировку в Global Venture Alliance.
Чем именно ты занималась?
Начинала я с простых задач:
- рассылала письма-приглашения участникам и спикерам мероприятий;
- обзванивала гостей и экспертов, отвечала на вопросы о событии;
- помогала коллегам с презентациями.
После того, как я поборола страх общения с людьми (да, и такое было), я стала работать с деловыми программами мероприятий. По сути это программы выступлений.
А что было дальше?
Я пробовала себя в пиаре и SMM, занималась продвижением мероприятий и экспертов. Даже получила ещё одно образование в сфере диджитал-маркетинга и бренд-менеджмента. Но в итоге вернулась к работе с деловой программой, так как поняла, что мне больше нравится коммуницировать с людьми и анализировать информацию для разработки наиболее актуальных тем сессий [обсуждений или серий докладов — прим. авт.].
Менялись мероприятия, а с ними и темы — экономика и финансы, инвестиции, транспорт, экология, цифровизация, малый и средний бизнес, строительство…
Сейчас ивент-менеджмент — твоя работа. Что входит в обязанности?
Сейчас я уже могу выбирать то, что мне больше нравится делать. Иногда я выступаю в роли исполнительного продюсера проекта:
- готовлю презентации;
- отвечаю за бюджет, планирование, организацию и контроль процессов;
- помогаю с наймом команды;
- контролирую сроки;
- выявляю и устраняю риски;
- взаимодействую с заказчиком и подрядчиками.
А иногда мне интересно быть программным директором или старшим программным менеджером, то есть:
- придумывать темы обсуждений;
- подбирать экспертов;
- писать сценарий сессии вместе с модератором.
В сценариях мы обычно указываем, кто за кем выступает, как долго и о чём говорят, какие вопросы модератор задаёт спикерам, чтобы интересно раскрыть тему.
Расскажи про самый интересный профессиональный кейс.
Я была программным директором одной из площадок, посвящённой теме экономики, на масштабном форуме в Москве.
Мы собрали отличную программу сразу для нескольких целевых аудиторий — семей, старшего поколения, предпринимателей и просто тех, кто хочет познакомиться с экономикой поближе.
Знание экономики дало мне возможность учиться на бюджете и выбрать университет по душе. Поэтому я с большой благодарностью и любовью делала этот проект.
Организация мероприятия — командная работа. Расскажи, кто за что отвечает.
В одиночку сделать качественный проект невозможно. Это чисто командная работа. Часто структура выглядит так 👇
| Кто? | Что делает? |
|---|---|
| Руководитель проекта | Разрабатывает и реализует стратегию, общается с заказчиком, утверждает бюджет |
| Исполнительный продюсер | Отвечает за планирование, общается с подрядчиками, контролирует сроки, следит за документами, решает оперативные вопросы, реализует задачи |
| Программный директор/менеджер | Занимается контентом: придумывает концепцию программы, темы, ищет спикеров, пишет сценарии сессий, работает с модераторами |
| Технический продюсер и подрядчики по застройке | Отвечают за площадку, свет, звук, оборудование, безопасность |
| Пиар-команда | Продвигает мероприятие, работает с медиа |
На маленьких проектах один человек может совмещать несколько ролей.
Опиши свой типичный рабочий день.
Последние несколько лет я работаю удалённо, и мой рабочий день сильно меняется в зависимости от того, на каком этапе находится проект. Я бы выделила три фазы работы над проектом.
- Подготовка и планирование.
Встаю в 9–10 утра. Работаю с командой — программным директором, руководителем проекта. Мы обсуждаем идеи на созвонах, работаем над презентацией для заказчика. Параллельно я начинаю считать, что сколько может стоить.
Обязательно выезжаю посмотреть площадки — нужно своими глазами увидеть, где будет проходить мероприятие.
Время от времени вся команда встречается с заказчиком (очно или онлайн). Мы показываем наработки, обсуждаем правки.
График на этом этапе достаточно свободный: я сама планирую задачи под дедлайны.
- Рабочий процесс.
Подъём в 8–9 утра — и сразу в чаты. Их становится много: с заказчиком, подрядчиками, разными частями команды. Я договариваюсь с подрядчиками о деталях, контролирую сроки, выявляю, чем могу быть полезна для команды, занимаюсь запланированными задачами.
График уже не такой свободный: нужно быстро реагировать, потому что от моих ответов зависит работа других людей.
- Реализация.
За день до мероприятия вся команда встречается на площадке. Проходим её вдоль и поперек, изучаем каждый зал. Знакомимся вживую с подрядчиками, которые будут работать здесь в ближайшие дни: технической командой, волонтёрами и другими службами. Проверяем презентационные и визуальные материалы с технической командой.
В день мероприятия я на ногах с раннего утра до позднего вечера. Кофе, рация, постоянное движение. В какой-то момент видишь, как пустая площадка наполняется людьми и превращается в живое событие, — ради этого всё и затевалось.
Какие факты о твоей профессии — мифы?
Миф №1. «Жизнь ивент-менеджера — сплошной праздник. Мы пьём шампанское и веселимся с гостями».
Реальность: Мы приходим на площадку раньше всех, встречаем экспертов, проверяем, что всё работает и подрядчики на своих местах, контролируем тайминги, решаем форс-мажоры. Едим на ходу, если успеваем.
Миф №2: «Это легко, нужно просто забронировать площадку и позвать людей».
Реальность: Это бюджеты, договоры, 100500 согласований и умение предвидеть риски.
Миф №3: «Достаточно быть креативным».
Реальность: Креатив без планирования и системного мышления — просто красивый фейерверк, который быстро потухнет.
Миф №4: «Это работа для тех, кто не хочет работать по найму с 9 до 18».
Реальность: График свободный, но ответственность 24/7.
Как ты ищешь заказы?
Обычно заказчики находят меня сами: срабатывает сарафанное радио. Иногда пишут люди, которые были на мероприятиях и запомнили меня по контактам в программе или по тому, как я решала какой-то вопрос на площадке. Так что хорошая репутация в ивентах работает лучше любого портфолио.
Где учатся на ивент-менеджеров?
Несколько лет назад в топовых вузах появились программы именно по ивент-менеджменту. Сейчас они становятся более комплексными.
Например, в Вышке есть программа «управление в креативных индустриях» со специализацией «ивент-дизайн и экономика впечатлений».
Какими качествами должен обладать ивент-менеджер?
☑️ Системное мышление и любовь к порядку.
Нужно уметь превращать хаос в структуру с помощью табличек, списков и чек-листов.
☑️ Стрессоустойчивость.
Форс-мажоры — это не исключение, а норма.
☑️ Коммуникабельность и эмпатия.
Нужно уметь слышать и договариваться.
☑️ Многозадачность и гибкость.
В один день ты можешь утверждать бюджет или искать площадку для одного проекта и контролировать готовность сценариев сессии для другого проекта.
☑️ Интерес к теме мероприятия.
Энергия и вовлечённость всегда считываются.
Ну что, мэтч или не мэтч по качествам? 😘
Если чего-то не хватает, это всегда можно пофиксить — например на курсах Умскул. Организуем твои знания в понятную систему, проработаем стрессоустойчивость и многозадачность, разовьём интерес к предмету. О коммуникабельности не забыли: в чатах с преподами и кураторами точно её прокачаешь.
Записывайся на бесплатную консультацию 👇
